Sådan forbedrer du dit teams effektivitet

Anders Dyrholm

Anders Dyrholm

Costumer Development Manager hos Orbit Online A/S

Udgivet

17 November 2022

Ræk hånden op, hvis du mener, at effektivitet og konstruktive arbejdsprocesser starter med ledelsen – præcis! Effektive teams med ineffektiv ledelse eksisterer ikke | Anders Dyrholm

Selvom dit team er både omstillingsparat og gennemfører projekter uden problemer, kan du stadig have brug for inspiration til at løfte dit team til et helt nyt niveau.

Her giver vi dig ni strategier, der vil gavne dit teams effektivitet og styrke deres samarbejde.

Få dit team til at køre gnidningsfrit, hurtigere og mere effektivt - og hav det sjovt samtidig

1. Hvad er formålet med dit team?

Sørg for, at alle på teamet ved, hvorfor teamet eksisterer, og hvilken værdi de bringer til virksomheden.

2. Hvad er succes?

Tidligt i processen er det ekstremt vigtigt, at du definerer, hvad "succes" betyder for teamet – og hvordan du måler det. Uden klare mål vil du aldrig vide, hvornår det er tid til at fejre.

3. Hvornår er vi færdige?

Sørg for, at teamets opgaver og projekter er klart definerede. Nogle gange skal man kunne sætte et flueben og sige – 'opgaven er fuldført'! At holde opgaver 'åbne' dræner teamet for energi og vil til sidst føre til frustration.

Det er bedre at opdele større projekter eller opgaver i mindre komponenter, både for at spore fremskridt, men også for at give den mentale og følelsesmæssige lettelse ved at få en opgave gjort og faktisk færdiggøre arbejdet.

4. Flyt ikke målstregen

Som teamleder er det vigtigt at tydeliggøre, hvornår noget er en ny tilføjelse (f.eks. en opgave eller udfordring), og samtidig påpege, hvis teammedlemmerne ikke har fuldført det, de oprindeligt satte sig for. Der er få ting, der kan dræne et teams energi mere end at føle, at de næsten har nået deres mål, men så pludselig opdage, at det ikke er tilfældet. Sørg derfor for tydeligt at angive, hvornår der er tale om en ny opgave.

5. Klare opgaver – klare ansvarsområder – klare forventninger

Det er meget vigtigt at sikre, at alle i teamet ved, hvad de skal gøre. At give flere personer ansvaret for den samme opgave er næsten en garanti for forvirring, frustration, konflikter og forsinkede deadlines.

Når alle er ansvarlige, er ingen ansvarlig.

6. Lav et standardiseret rapporteringssystem

For at kunne følge med i fremskridt, resultater, flaskehalse og udfordringer i et team, er det vigtigt at have et standardiseret rapporteringssystem. Det er ikke så afgørende, hvilket system du bruger, så længe alle er enige om at bruge det samme. Det kan for eksempel være fint, at hvert teammedlem sender en daglig mail med en statusopdatering på deres fremskridt.

Men det fungerer ikke, hvis halvdelen af teamet rapporterer gennem et system til opgavestyring og sporer tid og fremskridt der, mens resten sender mails eller udfylder regneark. Det gør det umuligt at få et struktureret overblik over, hvad der foregår, og det skaber stor frustration hos de teammedlemmer, der 'følger reglerne'.

7. Skab et feedback-loop

Information flyder ikke gennem et team af sig selv. Det skal være en aktiv, bevidst proces. Sørg for, at der er klare kanaler for, hvordan information distribueres inden for teamet. Opret en Slack-kanal, afhold daglige/ugentlige statusmøder, og lav en guide til, hvornår man skal sende mails direkte til folk, og hvornår man skal cc'e andre teammedlemmer for at undgå informationsoverflod.

8. Der er altid et hierarki

Lad dig ikke narre til at tro, at du har en flad struktur i et team. Det har du ikke. Der er måske ikke et formaliseret hierarki, men der vil bestemt være et uformelt. Dette behøver ikke at være en dårlig ting, og det er ikke noget, du behøver at fremhæve. Der er ingen grund til at dvæle ved det – men som teamleder skal du være opmærksom på, at der findes et socialt og professionelt hierarki for at navigere dit team effektivt.

9. Stå bag dit team

Nogle gange fungerer et team ikke så effektivt som forventet. Som teamleder er det vigtigt at tage dette alvorligt: analyser, hvad der forårsager problemet, så du kan løse situationen.

Her er nogle områder, der kan skabe udfordringer:

• Har de medarbejdere, du delegerede ansvaret til, de relevante kompetencer?
• Er der administrative eller andre organisatoriske begrænsninger, der forhindrer dit team i at udføre deres opgaver effektivt?
• Har du været klar nok i din opgaveformulering?
• Hvis der opstår dårlige relationer i dit team, skal du tage affære og eventuelt fjerne en person fra dit team.

Vigtigste punkter fra denne artikel

Alt i alt handler god teamledelse om kommunikation, struktur, planlægning (de fleste mennesker hader overraskelser) og afklaring af forventninger. Det første skridt mod at forbedre teamets effektivitet er at sikre, at alle er på samme side, at alle bliver hørt, og at teamet som helhed styrer mod det samme mål.

Derudover spiller virksomhedskultur en vigtig rolle i forhold til at opnå en vellykket implementering af din nye IT-løsning. Med dit team ombord bliver processen meget nemmere.