Supplier Relationship Management-trin til at lette din ESG-rapportering

Anders Dyrholm

Anders Dyrholm

Costumer Development Manager hos Orbit Online A/S

Udgivet

30 June 2023

Hvis du arbejder døgnet rundt for at holde trit med den endeløse dokumentation af dine leverandørers produkter, materialer, systemer og miljødata, har du et stort ansvar på dine skuldre. Men du er også kommet til det rette sted. Mens du jonglerer med al denne data og information effektivt, vil du også gerne opretholde et godt samarbejde med leverandørerne - men frygt ikke, læs bare videre.

Her er de trin i Supplier Relationship Management (SRM), der skal håndtere dokumentation til dine ESG-rapporter:

1. Strukturering af kontaktdata
2. Definition af nødvendige data
3. Automatisering af processen

Sådan vil disse SRM-trin gavne din daglige arbejdsgang

Der er flere SRM-trin, der kan hjælpe dig med at etablere en standardiseret og pålidelig proces, som vil sikre:

• Mere effektive måder at arbejde med interessenter på.
• Bedre historiske data om interessentinddragelse.
• Større struktur for miljødokumenter til ESG-rapportering.

Læs videre for at få mere at vide om disse fremragende procestrin.

Trin 1: Strukturering af leverandørens kontaktdata

Først skal du kategorisere leverandørerne

Det første og vigtigste, du skal gøre, er at kategorisere dine leverandører efter, hvilken rolle de spiller i forhold til din virksomhed, og hvordan du arbejder med dem - på den måde bliver dine data meget mere overskuelige, og du kommer til at arbejde langt mere effektivt.

En relevant gruppering kunne være:

• Med hensyn til tjenesteydelser, f.eks. leverandører af elektricitet, tømmer, vand, webhosting, transport osv.
• Underleverandører, hvor det i en handelsvirksomhed vil være andre handelsaktører, og i konsulentvirksomheder kan det være andre konsulenter, undervisere osv., som du måske har kontaktet gennem et bureau.
• Producenter af materialer, som du skal bruge til at realisere dit projekt, f.eks. mursten til en bygning.
• Indenlandske distributører, også kendt som importører, der køber ting fra udlandet eller på tværs af grænserne og fungerer som mellemled mellem dig og producenten.

Dernæst skal du identificere relevante data

Nu kommer det tidspunkt, hvor det er vigtigt, at du definerer, hvilken type data din organisation har brug for fra alle de ovenstående kategorier.

Dette omfatter data af alle typer, f.eks:

• Dokumentation af EPD
• Processer for samarbejde
• Budget og fakturaer
• Kontaktoplysninger på relevante interne nøglepersoner
• Den oprindelige kontrakt
• Interne sikkerhedsprocesser

Et eksempel på en leverandørstruktur kan se sådan ud:

Trin 2: Definer din proces for dataindsamling

Med en komplet leverandørstruktur på plads er det nu tid til at se nærmere på de processer, der skal sikre, at de nødvendige data indsamles og deles med de rigtige leverandører.

Du har sikkert allerede måder at håndtere dine leverandørkrav på, men det er vigtigt, at de ofte gennemgås for at se, om de skal opdateres for at opnå større effektivitet.

Du kan læse om optimering af dine forretningsprocesser generelt lige her i ”The pro's handbook to creating a process that works”.

Trin 3: Automatisering er nøglen

På dette tidspunkt har du gennemført:

• En kategorisering af dine leverandørtyper.
• En identifikation af typer af relevante data.
• En definition af dine dataindsamlings- og håndteringsprocedurer.

Det betyder, at alt nu er på plads til, at du kan digitalisere din professionelle SRM-strategi. Der er mange muligheder på markedet, og du ved måske ikke, hvad dit næste skridt skal være. Men der er ingen grund til panik - på grund af dit grundige arbejde med at definere dine processer er det ret ligetil at finde en digital platform, der opfylder alle dine behov.

Nogle krav kunne være:

1. Arkivering af mails
2. En database til at strukturere et overblik over leverandører
3. Tildeling af opgaver og projekter til specifikke kontakter hos din leverandør
4. Automatiserede kommunikationsworkflows - hvornår skal du kontakte leverandørerne?

Orbit Onlines platform kan det hele og meget mere. Med vores software til leverandørstyring bliver dine trin i Supplier Relationship Management professionelt automatiseret og vil lette din ESG-rapporteringsproces enormt og uden tvivl gavne hele din virksomhed.