Åbent brev til UdbudsDanmark
I TilbudsDanmark ønsker vi endnu mere samarbejde
Anders Dyrholm
Kære UdbudsDanmark
Hvis man følger med i de danske erhvervsmedier, kan man nogle gange få indtrykket af, at offentlige udbud ikke fungerer efter hensigten. Projekterne fejler i hobetal, budgetterne holder stort set aldrig og, de som byder generelt, mener at hele området burde sendes til genovervejelse og få en frisk start.
Virkeligheden er heldigvis langt mere nuanceret.
Der er i disse år rigtig meget fokus på udbud, og med god grund. Mere end 16% af Danmarks BNP anvendes på offentlige indkøb. Det beløber sig til mere end 400 mia. kroner om året. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen udgav sidste år en stor analyse af mere end 2.000 udbud, og konklusionen er klar: Der er mange penge at spare for samfundet, ved at lave effektive udbud.
Men på den anden side af ethvert succesfuldt udbud, er der mindst ét tilbud. Tilbud som profession får ikke den samme opmærksomhed, som udbud. Og det er en skam. For det er de gode tilbud, der både sikrer de danske skatteborgere flest mulige ydelser og mest velfærd for pengene, og samtidig holder hjulene i dansk erhvervsliv i gang. Hver gang en større forretningsmæssig transaktion bliver gennemført, både i det offentlige og private, har der siddet dygtige mennesker og udarbejdet et tilbud, som finder den rigtige balance mellem leverance, kvalitet og pris.
At skrive tilbud er et håndværk og en faglighed – og uden den ville udbudssystemet, som vi kender det, falde fra hinanden.
Derfor afholdt vi d. 17. september Tilbudskonferencen 2024. Danmarks første konference, som ikke handlede om udbud, men i stedet; tilbud.
Konferencen samlede eksperter fra ind- og udland og som afrunding på dagen, satte vi hele salen i stævne med det formål at koge dagens indsigter sammen til en Maggi-terning af gode råd til jer i UdbudsDanmark – fra os i TilbudsDanmark.
Mere tid
En af de første ting vi vil anbefale, er mere tid. Skal der bygges et nyt supersygehus eller udvikles et nyt IT-system, er tidsrammen typisk adskillige år. Alligevel er den tid, man afsætter til, at tilbudsgiver kan arbejde med materialet, ofte helt utilstrækkelig. Når processen bliver speedet up, laves der flere fejl. I sidste ende får man som udbyder dårligere tilbud og planer, der ikke kommer hele vejen rundt. Man får også færre bud samlet set, ganske enkelt fordi nogle vurderer, at de ikke har tid til at levere et gennemarbejdet tilbud. Dette betyder, at tilbuddet til sidst ikke har en reel chance for at vinde. Det er ærgerligt, fordi Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen har redegjort for, at flere bud i sidste ende giver det bedste forhold mellem kvalitet og pris.
Vi er ikke farlige – tal med os
Som tilbudsgiver føles det nogle gange som om, at I som udbydere ser os tilbudsfolk som modstandere - nogle, man skal holde på afstand og give mindst mulig information og råderum, for at sikre at alle er stillet lige dårligt. Det synes vi er ærgerligt. Udbudsloven giver nemlig masser af muligheder for at indgå i markedsdialog. Det er et fremragende redskab for jer som udbydere til at afdække de idéer og muligheder, vi som leverandører kan bringe til bordet. Samtidig er det en måde at ”prøvesmage” mulige nye samarbejdspartnere, fremfor altid tage sig til takke med suppe-steg-is, fra de samme leverandører. Det i sig selv er med til at øge konkurrencen. Vi på tilbudssiden vil faktisk rigtig gerne være med til at kvalificere indkøb og projekter med vores viden, know-how og netværk. Ligeledes vil vi også rigtig gerne tale med jer, når vi taber – det er jo sådan, I kan gøre os bedre og få tilbud, der passer bedre til jeres ønsker og forventninger i fremtiden.
Pas på med krav for kravenes skyld
Et udbud kan ikke gennemføres uden krav. Der skal opstilles en ramme for, hvad der skal indkøbes, ellers kan vi som tilbudsgivere ikke byde. Men overvej, om et krav er stillet for at kvalificere den endelige løsning, produkt eller projekt – eller om et krav bliver stillet, fordi man kan. Hver gang I som udbydere stiller flere krav, så stiger den pris, vi tilbyder. Det kan virke frustrerende, men der er kun jer som kunder, til at betale for de krav, I stiller. Jo flere krav, jo højere pris – og hvis ikke de pågældende krav medvirker positivt til en bedre løsning i sidste ende, så opnår I faktisk ikke andet, end at komplicere processen og gøre alting dyrere.
Det er ikke filantropi at byde på offentlige udbud…
Det giver sig selv, at der kun kan være én vinder af et udbud. Sådan er det – det er the name of the game.
Men transaktionsomkostningerne stiger og har gjort det igennem mange år. I nogle brancher kan det løbe op i hundrede- eller tusindvis af timer for at lave et enkelt, komplekst tilbud. I, som udbydere, har magten til at stille stadigt stigende krav til ulønnet arbejde i forbindelse med tilbudsgivning – I har også magten til at trække den anden vej. Det håber vi, at I vil overveje. For indirekte betaler I også for den tid, der er brugt på de tabte tilbud. Pengene skal jo ind igen før eller siden.
Faglighed betyder noget – hjælp os
Vi gør en stor indsats for at stille med de fagligt mest kompetente folk, når vi laver tilbud til jer. Vi prøver at forstå jeres udfordringer og ønsker og sætter vores bedste specialister på opgaven. Ofte mødes vi desværre af medarbejdere hos jer, som har meget lidt erfaring med de gældende branchevilkår der hersker indenfor det område, udbuddet omhandler. En indkøber, der skal købe IT for millioner, der intet ved om IT, eller en jurist, der skal drive et udbud for en ny folkeskole til 200 mio. kroner, som intet ved om byggeri, men til gengæld en masse om jura.
Selvfølgelig skal udbudsreglerne overholdes, så det er en rigtig god idé at have en udbudsjurist med på holdet. Men det er meget sjældent juridisk bistand, I køber ind. Hvis I vil udfordre os – og gerne vil udfordres den anden vej også - så starter det med, at I stiller med et hold, der har den faglige viden til at forstå, hvad det er, I er i gang med at indkøbe.
På den måde kan vi spille hinanden bedre, fremfor at kæmpe om paragrafferne.
Vi har brug for hinanden
Det er vigtigt for os tilbudsgivere at gøre det helt klart, at I som udbydere skal se os som medspillere og ikke som jeres modstandere. Selvfølgelig er det aldrig sjovt at tabe, men vi ved godt, at alle ikke kan vinde – det er OK. Udbud handler om at finde den bedste løsning, det bedste produkt, til den bedste pris. Jo nemmere I gør det for os at byde ind og sætte vores kompetencer i spil, desto bedre bud samt skarpere priser får I, og jo mere innovative løsninger kan vi nå frem til – i fællesskab.
På vegne af Tilbudskonferencen 2024.
Skal du inviteres til det næste Orbit Community event?
Netværk og faglige indspark både fysisk og online.