JORTON

JORTON brugte Orbits CV & Reference Management til at implementere en proces til berigelse af data, så det bliver et fælles ansvar, at CV'erne altid er opdaterede og klar til at blive brugt til tilbudsmateriale.

Industri: Byggeri
Brugere: 300+
Implementerede Orbit: 2015
Løsning: Bidding & Qualification
Historie: Bedre data

"Som sådan handler denne case ikke om Orbit, men om at ændre en organisations kultur og tilgang til datahåndtering. Standardiser dine interne processer for opdatering af medarbejdernes CV'er - og gå aldrig mere glip af et datapunkt i dit PQ-materiale."
Anette Waldstrøm
Prækvalifikationsansvarlig hos JORTON

JORTON

JORTON A/S blev grundlagt i 1932 af arbejdsløse bygningsarbejdere. De begyndte at udføre kontraktarbejde efter Anden Verdenskrig og oplevede hurtig vækst, da de blev en stor aktør inden for industrialiseret boligbyggeri i 1950'erne.

Byggebranchen har ændret sig markant, siden JORTON blev grundlagt, men virksomheden er stadig tro mod sin kerne. I dag er JORTON en landsdækkende byggevirksomhed og udfører både totalentrepriser og hoved- og fagentrepriser.

Udfordringen

JORTONs materialekvalitet og tilbudsproces er afgørende for at kunne byde på projekter, især i prækvalifikationsfasen af offentlige projekter.

Derfor er vedligeholdelse af CV- og referencedatabaser en af de vigtigste opgaver i JORTONs HR- og marketingafdeling, hvor de håndterer alle prækvalifikationsprojekter. Hvis de ikke havde en proces for berigelse af data, ville det sandsynligvis også være en af de mest komplicerede og stressende opgaver.

Løsningen

Hovedårsagen til JORTONs succes med databerigelse er, at der er dedikerede medarbejdere, som sørger for, at nøglepersoner i organisationen opdaterer deres CV'er.

De har udviklet en proces og en virksomhedskultur, der sikrer konstant adgang til opdaterede CV'er, når de udarbejder prækvalifikationsmateriale.

Sådan blev det gjort:

Resultater

JORTONs nye proces for dataopdatering og Orbit Bidding & Qualifications-løsningen har løst en række af organisationens udfordringer og betydeligt strømlinet prækvalifikationsprocessen.

En database med opdaterede CV'er, der hurtigt kan tilføjes prækvalifikationsmaterialet.
Tilbudsmateriale leveres nu før deadline, og processen er for det meste stressfri.
Muliggør versionering af CV'er, så de er konsistente med prækvalifikationsmaterialet og kundens terminologi.

Vigtige punkter fra denne case

Hvis man skal have succes med at få sine kolleger til at prioritere at opdatere deres eget CV, kræver det en virksomhedskultur med respekt og forståelse for, hvad der foregår på tværs af afdelinger. Hos JORTON har de gjort et stort stykke arbejde med at kommunikere værdien af prækvalifikationsarbejdet internt.

Gennem besøg i de forskellige regioner har HR- og marketingafdelingen skabt et tæt forhold til de regionale ledere og skabt forståelse for vigtigheden af deres kompetencer og rolle i forhold til at skabe ny forretning.

- Hvem ejer dataene?
  Når nøglemedarbejdere opdaterer deres egne CV'er, flytter du opgaven ud af tilbudsafdelingen og tættere på kilden. Sørg for, at de PQ-ansvarlige definerer, hvilke referencer og CV'er der er relevante for databasen.
- Hvordan undgår man flaskehalse?
  Undgå flaskehalse i organisationen ved at give dine prækvalifikationsansvarlige mandat til at håndtere relevante ressourcer. Pas på ikke at begrænse dem med lange godkendelsesprocesser.
- Hvordan prioriterer man indholdet?
  Dygtige prækvalifikationsansvarlige kender markedet og ved, hvilke reference- og CV-versioner der skal til for at vinkle et stykke målrettet materiale, der prækvalificerer dig til en RFP. Det er afgørende for din prækvalifikation, at den afdeling, der har ansvaret for opgaven, har markedskendskabet og får lov til at bruge sine kompetencer til at tage ansvar for, hvilke projekter og CV'er der oprettes.
- Glem ikke dine kollegaer
  Husk at hylde de kolleger, der er gode til at opdatere deres CV'er. Hvordan man gør det, afhænger af virksomhedskulturen. Men vær for alt i verden ikke nærig med anerkendelser!

Klar til at tage det næste skridt?

Hvis du har spørgsmål om Orbits Bidding & Qualification-løsning, eller hvordan vores standardiserede platform kan hjælpe din virksomhed med at skabe vindende tilbud, skal du ikke holde dig tilbage. Tag fat i vores ekstremt dygtige development manager, Anders, som har arbejdet med digitalisering af tilbudsprocesser i Orbit i mere end 10 år.