5 vigtige punkter til at forbedre organisationens effektivitet

Anders Dyrholm

Anders Dyrholm

Costumer Development Manager hos Orbit Online A/S

Udgivet

22 March 2022

Synes du, det er komplekst at sikre organisatorisk effektivitet? At gøre din organisation mere effektiv er en løbende proces med gradvise optimeringer. Vi vil gerne hjælpe dig med at komme i gang gennem disse fem hovedpunkter om, hvordan du forbedrer organisationens effektivitet. Vi starter med at definere effektivitet, derefter finder vi en måde at måle den på, og til sidst prioriterer vi, hvor du skal begynde.

1. Fastlæg din definition af effektivitet

Hvad betyder effektivitet for din organisation?

Det første skridt mod at forbedre organisatorisk effektivitet er at vide, hvad du sigter efter. Find specifikke markører og indikatorer, der viser, hvad effektivitet betyder i din organisation: Måske er det antallet af fakturaer, du udsteder? Eller antallet af e-mails mellem produktion og fakturering?

For eksempel, da producenten af industrielle affaldsmaskiner, MJ Recycling, voksede i størrelse, blev det sværere at samarbejde på tværs af projekter. Deres definition af effektivitet var at kunne strømligne og automatisere kommunikationen mellem afdelingerne.

Når du har fastlagt din definition af effektivitet, skal du sprede budskabet. Hele din organisation bør have den samme forståelse af, hvordan man skaber den mest effektive organisation.

2. Find en måde at måle effektivitet

Det lyder enkelt – for at måle om din organisations effektivitet er forbedret, skal du måle om dine initiativer virker eller ej. Men i en kompleks organisation vil du ofte have flere mulige løsninger på dine udfordringer. Find en måde at måle hvilke af dine initiativer, der hjælper dig mest.

3. Spørg eksperterne - dine medarbejdere

Når du har defineret, hvad effektivitet betyder for din organisation, og fundet en måde at måle det på, er det tid til at spørge eksperterne – dine medarbejdere. De oplever flaskehalse i din organisations arbejdsgang hver dag og kan hurtigt give dig information om 80% af dem.

Spørg derfor dine eksperter. På nuværende tidspunkt bør de kende din definition af effektivitet og være klar til at svare på følgende to spørgsmål:

Hvad er de største forhindringer for effektivitet? Hvad er de største tidsrøvere?

At bruge dine medarbejderes ekspertviden har den ekstra fordel, at det motiverer: Forbedringer inspirerer folk til at fjerne andre forhindringer for effektivitet, og det tjener som anerkendelse af de mennesker i din organisation, hvis mening du har spurgt om.

4. Prioriter dine hindringer for effektiviteten

Med hjælp fra dine medarbejdereksperter har du nu en liste over ting, der står mellem dig og en mere effektiv organisation. Du kan ikke optimere alt på én gang, så for at finde ud af, hvor du bedst kan begynde, skal du prioritere de forhindringer, du står overfor.

Du kan gøre dette ved at vurdere dem baseret på to variabler:

• Hvis vi fjerner denne forhindring, hvor meget vil det øge effektiviteten i vores organisation?
• Hvor nemt vil det være for os at fjerne denne forhindring?

Vi anbefaler, at du vurderer hver variabel på en skala fra 1-10, hvilket betyder, at du ender med forhindringer, der har en score fra 2-20. En svær forhindring med en lav effektivitetsforøgelse vil have en score på to eller fire, mens en nem forhindring med en stor effektivitetsforøgelse vil have en score på 18 eller 20. Dette hjælper dig med at identificere, hvilken forhindring der vil give dig den største gevinst, mens du bruger færrest ressourcer.

5. Kom i gang – fjern forhindringerne!

Nu hvor du har identificeret og prioriteret dine forhindringer for effektivitet, er du klar til at begynde at overvinde dem. Og husk: Forbedringer skaber flere forbedringer. Når noget bliver håndteret smartere, hurtigere, nemmere eller billigere, bliver folk inspireret til at kigge på andre processer og overveje, hvordan de kan fjerne endnu flere forhindringer og forbedre effektiviteten.

Når folk føler, at det, de bidrager med, tilføjer værdi og bliver taget seriøst, er de mere tilbøjelige til at komme tilbage med mere information i fremtiden. Dette hjælper dig igen med at få nye perspektiver på, hvordan du kan forbedre organisationens effektivitet og identificere forhindringer.

Og husk, at forbedring af din organisations effektivitet er en løbende proces. Du skal kontinuerligt evaluere processer, identificere hindringer og rådføre dig med dine medarbejdere – det kan virke som en skræmmende opgave, men i sidste ende vil det tilføje værdi og opnå et højt niveau af organisatorisk effektivitet.