Sådan øger du jeres Business Process Management
Den ideelle håndbog til at skabe en proces, der virker
René Dalsgaard
Alle taler om det – men det er langt fra alle, der lykkes med at strømline deres forretningsprocesser. Der er dog mange fordele ved at bruge Business Process Management (BPM) for både medarbejdere og virksomhedens kunder.
I denne artikel finder du en komplet trin-for-trin guide til, hvordan du implementerer en ny forretningsproces, der holder i det lange løb, så du ikke falder tilbage i gamle vaner og udnytter smuthuller.
Hvorfor du bør arbejde med Business Process Management
BPM gør det muligt for organisationer at tilpasse forretningsfunktioner til kundernes behov. Det hjælper også ledere med at vurdere, hvordan man bedst implementerer, overvåger og måler virksomhedens ressourcer. Med succesfuld BPM har du mulighed for at øge effektiviteten og produktiviteten, reducere omkostningerne og minimere fejl, samtidig med at du optimerer dine resultater.
Det lyder enkelt. Ikke desto mindre stiller det krav til både de involverede medarbejdere og især ledelsen, hvilket kan gøre BPM til en kompleks sag. Når man arbejder med BPM, vil man ofte skulle ændre kollegaernes adfærdsmønstre i forhold til, hvordan de udfører deres arbejde.
Alle nye initiativer begynder på ledelsesniveau.
De fire stadier af BPM
Alle BPM-implementeringer – selv de, der ikke går godt – gennemgår fire faser:
- Definition af den proces, der skal optimeres.
- Vurdering af omfanget af ineffektivitet for at definere optimeringspotentialet.
- Analyse og definition af forbedringspunkter.
- Implementering.
Og den evige opgave: at forblive fokuseret for at sikre, at gamle vaner ikke vender tilbage.
Hvis du ved, hvornår du skal udføre de enkelte faser, er du allerede godt på vej i arbejdet med procesoptimering.
Lad os dykke ned i opgaverne, der understøtter de fire faser.
1. Definition
- Udfør opgaven selv, eller observer din kollega, mens de gør det.
- Skriv alle trin i opgaven ned, og beskriv dem i detaljer. Dokumenter eventuelle fejl eller komplicerede trin med billeder. Hvis arbejdsgangen foregår på en computer, kan du optage arbejdsgangen.
- Bryd arbejdsgangene ned i deres mindste detaljer.
- Stress-test din undersøgelse med nogle få kollegaer, der udfører den samme arbejdsgang. På den måde minimerer du bias i opgaverne.
2. Vurdering
Visualiser arbejdsgangen på et whiteboard eller vær kreativ med en infografik.
3. Analyse
Kig efter meningsløse regler, flaskehalse og fejl. Disse typer af opgaver har mange facetter:
- Hvor mange personer skal godkende rapporter, budgetter osv.?
- Undgå omveje – alt bliver indgroet over tid, og hvis du har udført en opgave tilstrækkeligt mange gange, vil du have fundet nogle genveje.
- Hvor mange gange skal en præsentation godkendes?
Tag modtagerens synspunkt. Nogle gange vil du opdage, at små rettelser til dit arbejde kan have en stor indflydelse på værdien af det færdige resultat. Derfor er det vigtigt at få en forståelse af, hvordan denne opgave giver værdi til modtageren.
Prioriter og deleger. Det er den evige kunst at finde balance. Måske udfører du dele af denne opgave, som egentlig ikke er dit fagområde? Vurder, om det tilføjer værdi til det færdige produkt, ellers deleger det til din kollega.
Præsentér din idé for ledelsen. Du kommer ingen vegne uden et mandat fra ledelsen til at ændre den nuværende situation. Brug mest energi på at præsentere resultatet af den implementerede opgradering. Hvis du selv er i ledelsen, så smøg ærmerne op!
4. Implementering
- Følg op! Gamle vaner har en tendens til at vende tilbage, og hvis du ikke er opmærksom på din implementeringsplan, kan du være 100% sikker på, at den ikke vil blive implementeret.
- Evaluer! Vær ærlig, fungerede optimeringen som tilsigtet? Inkluder de involverede, især dem, der ikke kunne lide din implementering.
Nøglepunkter fra denne artikel
Business Process Management lyder nemt – og så alligevel ikke. Det kan tage lang tid at implementere en ny proces i enhver virksomhed.
Hvis du står over for en større og mere omfattende proces, så del den op i mindre faser. Ellers ender du med at føle, at du har startet et maraton, du havde glemt at træne op til. Sæt et delmål for dig selv og dit team, så I har milepæle at fejre undervejs.
Flere spørgsmål om Business Process Management
Hvad er Business Process Management?
Business Process Management (BPM) er en disciplin, der fokuserer på at forbedre organisatorisk performance ved at styre og optimere en virksomheds forretningsprocesser. Det indebærer at identificere, analysere og forbedre processer for at sikre, at de er effektive, produktive og i overensstemmelse med organisationens mål.
Er forandringsledelse en forretningsproces?
Ja, forandringsledelse er en forretningsproces. Det er en systematisk tilgang til at håndtere de ændringer, der sker inden for en organisation, uanset om det er ændringer i forretningsmiljøet, organisationens strategi eller teknologi.
Hvorfor er Business Process Management vigtigt?
Business Process Management (BPM) er vigtigt, fordi det hjælper organisationer med at forbedre deres performance ved at styre og optimere deres forretningsprocesser. Ved at identificere, analysere og forbedre processer gør BPM det muligt for organisationer at reducere omkostninger, øge effektiviteten og forbedre kundetilfredsheden.
BPM er også vigtigt, fordi det giver organisationer en struktureret tilgang til at styre og kontrollere deres processer, hvilket kan hjælpe dem med at tilpasse deres processer til deres strategiske mål og tilpasse sig ændringer i deres miljø.
I dagens konkurrenceprægede forretningsmiljø ses BPM i stigende grad som en kritisk kapabilitet, der kan hjælpe organisationer med at opnå en konkurrencefordel og nå deres forretningsmål.
Hvad er design og redesign af Business Process Management?
Business Process Management (BPM) involverer design og redesign af forretningsprocesser for at forbedre deres effektivitet og produktivitet. Dette kan indebære at skabe nye processer fra bunden (design) eller at ændre eksisterende processer (redesign) for at gøre dem mere effektive.
Artikler, du måske vil kunne lide
Flere indsigter om forretningsledelse
